Denk mee over het archief van de toekomst!

[jsalverda]

Dromen over het Archief van de toekomst, de toekomst van het archief!



Een congres ergens ter wereld. Uw PDA gaat af. Er is nieuw archiefmateriaal ontsloten dat uw interesse heeft. Indien gewenst kunt u dit direct online inzien via internet. In de pauze logt u in met uw gebruikersnaam en wachtwoord, zoekt de relevante stukken op en bedenkt u direct dat u uw praatje voor een internationaal gezelschap van historici nog even fors moet gaan aanpassen omdat er hele nieuwe feiten aan het licht gekomen zijn.

Natuurlijk is dit zo maar een voorbeeld van wat archieven in de toekomst voor hun gebruikers zouden kunnen gaan betekenen, maar er is vast meer… Absoluut onhaalbaar en onrealistisch? Nastrevenswaardig en een doel om te gaan verwezenlijken? Of misschien met slimme tussenoplossingen al snel veel dichterbij dan gedacht?

De kwaliteitswerkgroep van BRAIN, branchevereniging van Nederlandse archiefinstellingen, hoort het graag van u! Of u nu gebruiker/klant, medewerker of geïnteresseerde bent. Hoe meer suggesties ideeën, hoe beter! In samenwerking met het Archiefforum, dat hier een plaats biedt om ideeën te verzamelen en erover te discussiëren, nodigt BRAIN u van harte uit om uw bijdrage te doen. Laat ons weten wat uw verwachtingen en ideeën zijn!

Waarom? Om samen met klanten en instellingen een horizon op te bouwen voor de dienstverlening van de toekomst. Credo: durf te dromen! Zonder een goede toekomstvisie geen toekomst en hoe kan deze visie beter ontwikkeld worden dan met de inbreng van klanten en collega's zelf?

Het is de bedoeling om deze discussie te voeren met een zo breed mogelijke groep van betrokkenen. Mocht u fora kennen waar deze discussie op zijn plaats zou zijn, schroom dan niet om de link (http://forum.archieven.org/index.php?action=post;msg=32341;topic=21604.0;sesc=f6a76dd8edb9b8c84bd090a9cece1af4) te verspreiden! Vriendelijk verzoek om de discussie niet te verplaatsen, maar te linken naar het Archiefforum, dat is gekozen om de discussie zo veel mogelijk op een centrale plek te voeren (en omdat u geen lid hoeft te zijn van het Archiefforum om te kunnen reageren).

Denk met ons mee!

Joost Salverda
Werkgroep kwaliteit

DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!! DENK MEE!!

[jsalverda]

Ik heb de start van dit topic bewust opengehouden. Niet direct aangeven wat de kaders zouden moeten zijn, maar even afwachten hoe de eerste reacties uitvallen. Het aantal keren dat dit topic gelezen is, en de hoeveelheid reacties die dat oplevert, maken dat ik toch maar een start maak met het weergeven van mijn eigen visie op een mogelijke handvest voor de toekomst. Dit deels ook als reactie op de eerste opmerkingen die inmiddels op de Archief 2.0 website beginnen te verschijnen (dank voor de kritische noten!).

Enkele voorbeelden van faciliteiten en diensten die in mijn ogen zouden passen in zo'n horizon voor waar we over 5 of 10 jaar zouden moeten zijn:
- fysieke studiezalen moeten worden uitgerust met faciliteiten die passen bij het ICT-gebruik van klanten, zoals een wireless internetverbinding en mogelijkheden om (al dan niet tegen
  betaling) zelf voor eigen gebruik digitale opnamen te kunnen maken van fysieke stukken (vervang dat kopieerapparaat!).
- zolang niet alle papieren archieven (digitaal gevormde archieven laat ik hier wegens het moment dat deze de fase van dienstverlening bereiken nog even buiten achter de horizon
  verdwijnen) digitaal worden aangeboden dient het minimaal mogelijk te zijn om op afstand kennsi te nemen van het bestaan en de beschikbaarheid/openbaarheid van stukken en de
  eventuele beperkingen hierin.
- het volledig digitaliseren van archieven op basis van klantvraag en behoudsoverwegingen is een must.
- digitale dienstverlening biedt, nog veel meer dan fysieke, mogelijkheden om te achterhalen hoe klanten zoeken, waar ze naar zoeken en waar de gebreken in de aangeboden
  zoekfaciliteiten op internet liggen. Deze gegevens moeten leidend zijn voor de ontwikkeling van nieuwe- en de doorontwikkeling van bestaande sites.
- periodieke usabilitytests moeten evengoed deel gaan uitmaken van de monitoring van kwaliteit als de huidige kwaliteitsmonitor, die veel meer gericht is op het in beeld brengen van de
  waardering voor de bestaande dienstverlening.

Ik zie een handvest voor de toekomst zeker niet als iets wat je dwingend zou moeten volgen of normerend moet stellen. Wat me echter ontzettend opviel in de discussie over de herijking van het huidige handvest, is dat heel veel creatieve ideeen de nek om werden gedraaid met dooddoeners als "maar dat is toch niet de norm". En... exact! Dat is nu net wat ik met een handvest voor de toekomst wel zou willen. Niet normerend voorschrijven wat iedereen moet doen, maar een uitdagende horizon die stimuleert om nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken en een richting kan geven aan de ontwikkeling van dienstverlening en misschien wel in veel bredere zin van organisaties. Een normerend handvest ontstaat, voor de ideeen die breed gedragen worden, pas daarna. Zonde als de geweldige ideeen die er bij zo'n discussie op tafel komen de nek om worden gedraaid omdat "ze niet de norm zijn". Juist die ideeen die niet de norm zijn, zijn in mijn ogen de ideen met het sterkste potentieel.

En juist ook klanten, van wie ik zeker ook graag zou horen hoe zij erover denken, zouden bij uitstek kunenn aangeven welke ontwikkelingen zij toe zouden juichen en welke in hun ogen niet op enthousiasme kunnen rekenen. Ik ben me ervan bewust dat sommige beelden die ik neerzet al door een aantal instellingen worden omarmd en ontwikkeld. Volledig origineel zal het dus niet zijn, want de zaadjes van de dienstverlening van de toekomst zijn al gezaaid natuurlijk!

[rchage]

Interessante suggesties geeft Joost. Ze passen bij het optimaliseren, verbeteren van het informatiebeheer van een archief.

Ik wil graag ook een ander element naar voren brengen. Als ik aan de toekomst van een archief denk, denk ik ook aan de positie en rol ervan in de samenleving. Nee, het gaat mij niet om het maatschappelijk nut te bewijzen, want dat hebben we zonder meer. Het gaat mij om de vraag: hoe kunnen actief omgaan met dat nuttig maken voor de samenleving waarvan wij de historische informatie beheren?
“Nuttig maken” omvat in mijn ogen meer dan de studiezaal openstellen, rondleidingen geven, lezingen verzorgen, cursussen aanbieden, boeken publiceren, tentoonstellingen maken of een website vullen.
We weten allemaal dat er een relatie bestaat tussen archieven en democratie. Hoe die precies zit is al veel minder bekend. Ik zou wel eens willen horen of lezen of en hoe wij kunnen meehelpen deze relatie te definiëren en gestalte te geven in de praktijk.
Een voorbeeld. Er wordt in een wijk een woningsanering uitgevoerd om de leefbaarheid te verbeteren. Nu kun je als beleidsmaker een mooi plan met duurzame huizen bouwen. Maar je kunt ook door een archiefdienst worden gewezen op allerlei historische achtergronden van de wijk, de bewoners, hun oorsprong, hun verleden, hun ontwikkeling door de tijd, gezien vanuit een economische, sociale of andere bril. Je kunt als het ware een “buurtbiotoop”, of DNA van een buurt analyseren, mede gebaseerd en ingegeven door historische bronnen. Deze informatie kan weer dienen tot een kwalitatief betere sanering en meer begrip tussen burger en overheid.
Met andere woorden: in de discussie over de toekomst van het archief zou ik graag ook over de actieve rol van een archief in de samenleving willen hebben. Als het archiefwezen dan een belangrijk is voor een democratie, hoe kunnen we daar dan daadwerkelijk een bijdrage aan leveren?

Met groet,

Rolf Hage
Stadsarchivaris ‘s-Hertogenbosch

[jsalverda]

Hallo Rolf,

Een interessante gedachte, die een heel ander aspect van de toekomst belicht dan dienstverlening aan klanten, waar ik op focus voor het handvest van de toekomst. Hier staat niet de wens van de klant centraal, maar het onder de aandacht brengen van het verleden als ijkpunt voor besluitvorming over de toekomst.

Dienstbaarheid aan de samenleving vergt een houding van archivarissen om het verleden actief onder de aandacht te brengen bij besluitvormers. Ik merk in de praktijk (even ingaand op jouw voorbeeld) dat bijvoorbeeld woningcorporaties bij renovatieprojecten vaak op zoek gaan naar de situatie zoals deze was en die betrekken bij hun plannen (al is het uitgangspunt dan wel herstel van een historische situatie natuurlijk). Wat ik in jouw reactie proef is een actieve rol voor de archivaris om het verleden onder de aandacht te brengen bij besluitvorming met een maatschappelijk karakter. Rol van de archivaris zou in dat geval zijn om het verleden onderdeel te maken van de voorbereiding van besluiten en te bevechten dat er met kennis van dit verleden wordt gehandeld. Een vorm van historisch/maatschappelijk ondernemerschap door de ambtenaren en politici die het nu voor het zeggen hebben. Feitelijk neemt de archivaris de rol van klant in zekere zin over, en is hij degene die met kennis van zaken het verleden onder de aandacht brengt. Dat impliceert een sturende rol. Ik kan me ook een wat andere rol voorstellen, waarbij de archivaris de besluitvormers inspireert en activeert om het verleden als uitgangspunt te nemen voor beleid. Ethisch gezien zie ik daar wel een zeker risico om de hoek komen: de archivaris moet geen politiek gaan bedrijven door te sturen en de klant (beleidsmaker) moet - om het zuiver te houden - zelf zijn onderzoek doen en conclusies trekken.

[rchage]

Dag Joost,

Dank voor je reactie, die zetten ook mij weer aan het denken.

Mij gaat het, gechargeerd gesteld, om een discussie over de vraag in hoeverre 'we' meer zijn of dienen te wezen dan een 'informatiefabriek' die levert wat de klant wil. Dat kan wellicht van belang zijn bij het bedenken van nieuwe vormen van dienstverlening. Ik zie wel degelijk een ruimere rol gezien het unieke karakter van de informatie die wij beheren. Mijn vraag welke rol een archief in een samenleving dient te hebben vind ik daarom relevant. Ik spreek niet van politiek bedrijven of van een sturende rol, en ook niet van bevechten. Ook niet over maatschappelijk ondernemerschap of ethiek. Wel over: welke plaats neemt historie of beleving van het verleden in onze samenleving in en welke rol of positie neemt de archivaris daarbij in?

Hartelijke groet,

Rolf Hage

[Luud de Brouwer]

Zal ik me aan een reactie wagen?

Sleutelwoorden: gratis en in het verlengde daarvan interoperabel.

Een archivaris moet informatie toegankelijk (laten) maken en mensen mobiliseren om er gebruik van te maken. Niet alleen om een leuk artikel te schrijven of boek, maar vooral ook om verbindingen te leggen tussen records (archiefstukken). Op die manier wordt informatie verrijkt, krijgt context en kan voortdurende verdieping van de context plaatsvinden. Er blijft ruimte voor verschillende interpretaties, daar kan discussie over ontstaan. Gebruikers moeten inventarissen (gemodereerd) verbeteren, verbindingen kunnen leggen tussen verschillende beschrijvingen in een inventaris, tussen verschillende inventarissen binnen en buiten een archiefdienst.

Als we er in slagen om dat mogelijk te maken zijn we ook veel beter in staat om in de toekomst als archief/archivaris toegevoegde waarde te leveren op het moment dat de digital born archieven onder ons beheer komen. Wij zijn dan in staat om ook die informatie meer context te (laten) geven via het netwerk en de expertise die we hebben opgebouwd.

Als de ene dienst geld vraagt voor iets en een andere niet, dan zijn dit soort verbindingen niet mogelijk. Daarmee slaan we de bodem uit onze toekomst.

Laten we ons niet focussen op de techniek en dat overlaten aan de mensen die daar verstand van hebben. Archieven en archivarissen moeten zich bezig houden met de informatie; de houdbaarheid en de verbetering van de toegankelijkheid daarvan.

[jsalverda]

Wie niet waagt wie niet wint ; ) (ik geloof Tijl Uilenspiegel). Dank voor je reactie, Luud!

Het betrekken van de samenleving bij het archief biedt geweldoge kansen om kennis en beschrijving van bronnen te verrijken. Aangezien 'de' geschiedenis niet bestaat is een discussie over de interpretatie en betekenis van bronnen absoluut aan te moedigen. Het verbinden van bronnen door als archiefdiensten ervoor te zorgen dat data over bronnen (inventarissen)  integraal doorzoekbaar wordt (nee, zover zijn we nog lang niet) lijkt me een hele wezenlijke. De belangstelling van veel gebruikers gaat uit naar het onderwerp dat ze aan het onderzoeken zijn. Zorgen dat het onderzoek zich niet verengt tot de meest voor de hand liggende bronnen, maar dat gedurende de zoektocht door bemiddeling van websites en/of archivarissen ook die bronnen in beeld komen die niet zo voor de hand liggen, c.q. bronnen die bij andere instellingen berusten. Het gebruik van standaarden en het doorontwikkelen hiervan is daarbij een absolute must. Ook het leggen van verbindingen met andere erfgoed- en informatiebeherende instellingen (specialistische collectievormers als bijvoorbeeld Beeld en Geluid, musea, bibliotheken etc.).

Vraag is wat er ligt achter het vragen van geld voor een dienst. Dit is ook afhankelijk van wat bestuurders over hebben voor archiefbeheer. Als alleen de klassieke kerntaken (beheren, behouden en fysiek beschikbaarstellen) worden gefinancierd kun je prachtige ideeen hebben over het leggen van dit soort verbindingen, maar moet je (niet alleen boekhoudkundig) erg creatief worden om stappen te zetten in deze richting. Wat niet wil zeggen dat de vraag of en, zo ja, welke diensten je gratis aan de samenleving gaat leveren geen onderwerp van discussie moet zijn (het zou zelfs middelen op kunnen leveren!). Wat je gratis aanbiedt is wel iets dat betaald wordt door alle belastingbetalers, maar dat betekent niet dat je het niet zou moeten doen natuurlijk. Wel dat er een breed draagvlak voor moet zijn, denk ik.

Zou je aan kunnen geven wat jij vind dat gratis zou moeten zijn en waarvoor absoluut betaald moet worden? Waar zouden diensten zich hard voor moeten maken?

[ennoborg]

Ik vind dat je een onderscheid moet maken tussen dienst en informatie, en volgens mij is dat ook juist wat Luud bedoelt. Als ik als klant een archief vraag om voor mij onderzoek te doen, of een stuk te scannen, dan lijkt het mij niet onredelijk om voor de uren te betalen, als die zoveel beslag leggen op een medewerker dat het werk voor het algemeen belang daardoor in de verdrukking komt. Ik betaal dan voor een dienst, zoals ik ook leges betaal voor een paspoort.

Wat in mijn ogen gratis hoort te zijn, is informatie. Als het arbeidsloon voor een scan betaald is, door de belastingbetaler of door mij als klant privé, dan wil ik daarna vrij kunnen beschikken over het resultaat van die scan. Dat houdt in dat een archief mij niet mag hinderen bij de publicatie van die scan, als de gescande bron vrij is van auteursrecht. Wat mij betreft moeten de betrokken archieven daarom onmiddellijk stoppen met het claimen van auteursrecht op die scans, voordat ze überhaupt over kwaliteit mogen praten.

Ik druk me hier vrij scherp uit, omdat de vrije toegang tot scans (van stukken en van oude foto's) en transcripties voor mij essentieel is om in vrijheid onderzoek te kunnen doen. Als je als archief je maatschappelijke taak serieus neemt, hoor je je niet te gedragen als een willekeurig mediabedrijf, dat de klant vooral als vijand lijkt te zien.

Vrije informatie is wat mij betreft een waarde, en het zou de norm ook moeten worden.

[jsalverda]

Beste Enno,

Over beel/auteurs/gebruiksrecht is recent nog een interessante afstudeerscriptie bij de opleiding Archivitsiek verschenen. Helaas heb ik hem nog niet online kunnen vinden, maar de auteur is Sandra Sacher, tevens medewerkster van het Nationaal Archief (ook op die site staat ie niet helaas). Sowieso ben ik van mening dat het maken van digitale opnamen voor eigen of beperkt gebruik (waarom zou je scans bestellen als je zelf met een digitale camera opnamen kunt maken? met uitzondering van niet-openbare archieven lijkt me dat niet bezwaarlijk, zolang je maar niet publiceert, gebruik binnen een werkgroep of tussen collega's zie ik ook niet als bezwaarlijk) mogelijk moet zijn (sterker nog, de Archiefwet 1995 artikel 14 regelt dit recht! dit heeft er bij het Gelders Archief (waar ik werk) toe geleid dat we het maken van digitale opnames door bezoekers hebben toegestaan en gereguleerd, en daar zijn we ongetwijfeld niet de eerste en de enige in geweest). Wat kosten betreft hangt het er volgens mij wel sterk van af of de financier van een archiefinstelling bereid is om hier in te investeren. Mijn ervaring is dat de ambitie er wel is, maar de middelen hier vaak sterk bij achterblijven. Wat niet wegneemt, zoals ik al eerder aangaf, dat je creatief kunt proberen om toch dit doel te verwezenlijken.

Wat het klantbeeld betreft: in gesprek met klanten gaan lijkt me een noodzakelijkheid om je product af te stemmen op je doelgroep(en). Voor wie werk je anders? Aangeven wat je als klant verwacht (met dank voor de reactie!) is daarbij eveneens belangrijk. Je hebt vaak meer invloed dan je denkt.

[ennoborg]

Beste Joost,

Als ik je reactie lees, krijg ik het idee dat het beleid door juristen wordt bepaald, en dat is geen prettig beeld. Moet ik straks bang zijn dat ik door de stichting brein wordt vervolgd als ik een scan van het stadsarchief van Amsterdam op mijn site heb gezet? Mag ik de persoonskaart van mijn grootvader dan niet meer publiceren? Het stadsarchief van Amsterdam claimt daar auteursrecht op, en doet dat ook voor stukken waarvan het auteursrecht op grond van de 70-jaren-termijn al lang is vervallen.

Als dit het toekomstbeeld is, zie ik het somber in. De archieven gaan dan inderdaad dezelfde kant op als de muziekindustrie, die nu alleen maar terrein verliest, en de klanten tegen zich in het harnas jaagt. Ik zie namelijk niet alleen steeds meer juristerij, maar ook archieven die hun beelden zo in Flash verpakken dat het inmiddels bijna onmogelijk is geworden om die voor eigen gebruik te downloaden. Dat downloaden is voorzover ik weet nog steeds een recht.

Ik denk echt dat er een omkeer nodig is. Ik word nu namelijk niet als een klant beschouwd, maar als een misdadiger die de gouden eieren van de archieven gratis wil downloaden. De wet staat dat gewoon toe, maar net als de omroepen lijken de archieven er vooral op uit om me bij de uitoefening van dit recht te dwarsbomen. Dat wil je toch niet? Moet ik straks naar The Pirate Bay voor een scan?

Ik zou willen dat het niet waar is, wat ik hier schrijf, maar het beeld gaat akelig ver in de verkeerde richting.

vriendelijke groeten,

Enno

[jsalverda]

Hallo Enno,

Ga eens achter de scriptie aan die ik je tipte. Er zijn twee dingen van belang:
1. wordt het recht terecht geclaimd?
2. Er is een verschil tussen ter inzage krijgen (dat recht heeft elke burger als het om openbare stukken gaat) en publiceren op internet. Aan dat laatste zijn vaak kosten verbonden en de vraag is in dat geval wie er voor moet betalen. Realiseer je dat het digitaliseren van archieven geen wettelijke taak is (en natuurlijk, regels zijn te veranderen dus zwart/wit is het nooit) en dat de overheid hier dus vaak ook niet de volle 100% van financiert. Om dus überhaupt archieven digitaal ter beschikking te stellen zijn extra middelen nodig om in te kunnen spelen op de behoefte van onderzoekers. Met de wil alleen kom je helaas niet ver en waar de een graag zo veel mogelijk digitaal wil zien, roept de ander dat hij daar helemaal niets in ziet (en waarom zou hij er dan voor betalen).

Achter rechten ligt altijd een juridische basis, maar het is onzin dat juristen daarin bepalen. De vraag is of een instelling terecht copyrights of andere rechten claimt. Voor elke burger zijn er wegen om dit na te gaan, te beginnen bij een klacht bij een instelling en als dat niet tot bevredigend resultaat leidt de ombudsman. Dat de wet het gewoon toestaat dat alles wat op internet wordt geplaatst door archieven te downloaden is, is niet waar overigens (tenzij ik iets gemist heb).

Ik denk dat het zinvoller is om als klant en als aanbieder met elkaar in gesprek te gaan over de wensen en de mogelijkheden om deze te realiseren. Wat ik wel een punt vind is dat instellingen er verschillende beleid op na houden. Dit maakt het er voor klanten niet duidelijker op. Ook voor instellingen onderling ligt hier dus een taak om tot afstemming te komen.

[Ingmar Koch]

Via Archief 2.0: hier vind je de scriptie die Joost bedoelt:
Het heffen van gebruiksvergoeding op reproducties door archiefinstellingen

[ennoborg]

Dag Joost,

Bedankt voor je reactie. Je link naar Wat zou Google doen op Archief 2.0 is in dit opzicht ook heel waardevol. Uiteindelijk gaat het er mij natuurlijk ook om dat we het samen zo eenvoudig mogelijk maken, met respect voor auteursrecht waar dat nodig is. Het is nu te veel een zootje, denk ik, en dat is sowieso niet productief.

Verder denk ik dat het bij de gebruiksvergoeding ook een houding is. Als je de missie hebt om materiaal uit het publieke erfgoed zo breed mogelijk beschikbaar te stelllen, dan denk ik dat de uitkomst ook op dat gebied snel duidelijk zal zijn.

vriendelijke groeten,

Enno

[JuliaWixley]

Hoi Joost,

Denken over de toekomst! Goed initiatief. Heel goed om uit te stijgen boven de"hier en nu problematiek" en een visie te vormen over waar we naar toe willen.
Een van de voorbeelden die jij noemde sprak me aan:
-digitale dienstverlening biedt, nog veel meer dan fysieke, mogelijkheden om te achterhalen hoe klanten zoeken, waar ze naar zoeken en waar de gebreken in de aangeboden zoekfaciliteiten op internet liggen. Deze gegevens moeten leidend zijn voor de ontwikkeling van nieuwe- en de doorontwikkeling van bestaande sites.

Een ideaal beeld is dat onze websites in de toekomst begrepen kunnen worden door klanten die helemaal geen ervaring met archiefonderzoek hebben. Vooral de archiefinventarissen zijn nog enorme drempels waar de onervaren archiefbezoeker haast niet overheen komt. Denk bijv. aan het feit dat velen de inventarissen verwarren met de archieven zelf.

Tot zover voor nu,
vr.groet, Julia

[LvdB]

Nou ben ik over het algemeen nogal optimistisch, maar in dit geval wil ik toch even een pessimistisch geluid laten horen. Klanten die helemaal geen ervaring met archiefonderzoek zullen uiteindelijk toch altijd tegen het feit aanlopen dat de archieven zelf niet zo simpel te begrijpen zijn: oud schrift, oude spelling, ouderwetse formuleringen en terminologie. Hoe klantvriendelijk je de toegankelijkheid ook regelt, daar ontkom je niet aan.

Wat niet wegneemt dat het allemaal natuurlijk een stuk simpeler, begrijpelijker en klantvriendelijker kan dan nu! Inderdaad mag de klassieke inventaris wat mij betreft overboord, om vervangen te worden door een toegang die aansluit bij de zoekstrategieën op internet. Maar voordat we zover zijn...

Lineke van den Bout

[jsalverda]

Een mooi ideaalbeeld, Julia! Dat deel ik zeker.

Dit realiseren betekent dat er een denk- en vertaalslag zal moeten gaan plaatsvinden (mooie uitdaging!). Wil je gevonden worden, dan moet je ook de juiste taal spreken. Wat me persoonlijk vaak opvalt als het om vragen over internet gaat is dat mensen veel informatie niet lezen (en geef ze soms eens ongelijk!). Ook daar valt nog een hoop te winnen (afhankelijk van de doelgroep uiteraard). En dan heb ik het nog niet eens over zoekmachineoptimalisatie.

Denken over ontsluiting moet al starten bij de vraag hoe een bestand gebruikt gaat worden c.q. wat de onderzoekswaarde is. Hou je daar geen rekening mee, dan kun je ook geen gebruikersgerichte zoekmogelijkheden (of dwarsdoorsnedes van collecties) maken..

[BertvanderSaag]

Dag Lineke,

Al decennia wordt er gepraat over het vervangen van de klassieke inventaris.

Maar waar zijn de concrete voorbeelden hoe het beter kan? Ik zou graag eens op een reëel alternatief geattendeerd willen worden.

De klassieke inventaris is voor onervaren archiefgebruikers een groot obstakel, en in de studiezaal is daar met hulp van de dienstdoende archiefman of -vrouw nog wel een mouw aan te passen, maar op internet?

Bert van der Saag

[carlavanbeers]

het ideale archief zal heel veel ingangen en uithangborden hebben, waardoor het optimaal toegankelijk is:

1. online: zodat je zelf kunt zoeken,
2. maar waar je ook online advies kan vragen/kopen
3. centraal: zodat je het archief kan bezoeken om zelf informatie te vergaren,
4. maar er moet ook een centraal loket zijn, waar je informatie kan opvragen/kopen
5. regionaal: zodat je niet ver hoeft te reizen, bijvoorbeeld een plaatselijk loket als aanspreekpunt bij andere instellingen, tijdens evenementen, in winkels, musea etc, waar je informatie kunt opvragen/kopen
6. via radio en televisie kan je laten weten wat er in archieven te vinden is.
7. werkgroepen of spreekuren: zodat mede onderzoekers elkaar kunnen treffen om ervaring en info uit te wisselen

de grootste doelgroep blijft tot nu toe nog onbereikbaar. het ideale archief zal investeren in personeel voor publiek-service, advies & consult, zodat mensen met hun vragen bij iemand terecht kunnen.

ik denk dat de mensen die zelf willen zoeken een kleine selecte groep is. het grote publiek wil of kan niet zelf zoeken en kan dan gebruik maken van het aanbod en de service in de speciaal hiervoor bemande loketten of info balies.

carla van beers
www.familiearchieven.nl

[jsalverda]

Beste Carla,

Hartelijk dank voor deze concrete reactie. Een heel mooi beeldend voorbeeld! De fysieke situatie de je schetst zie ik deels langzaam maar zeker vertaald naar digitale loketten en ontmoetingsgroepen, maar ik deel de opvatting dat er mensen beschikbaar en aanspreekbaar moeten zijn om service te verlenen en informatie te verstrekken.

Vriendelijke groet,

Joost

[LvdB]

Beste Carla, Bart en Joost,

Inderdaad, het digitale alternatief voor de klassieke inventaris moet nog gevormd worden. Laatst was ik op een gebruikersdag van een bekend inventarisatieprogramma en daar begon iemand over het feit dat de ontwikkelaar van het programma de bijlagen niet achter de inleiding had geplaatst. En dat moest volgens de klassieke inventaris wel. Of andersom, dat kan ook, want mijn kennis van de klassieke inventaris is eerlijk gezegd een beetje weggezakt. Die collega realiseerde zich blijkbaar niet dat de bezoeker straks via google ergens middenin die bijlage uitkomt en dat het hem of haar niets uitmaakt of de inleiding daar al dan niet bij in de buurt staat. Als maar duidelijk is waar hij of zij verder kan zoeken.

Ik denk overigens dat het publiek zelf een grote stem gaat krijgen in hoe de toegang van een collectie er straks uit ziet: via social tagging en al dat soort ontwikkelingen.

Mijn punt was echter dat we de toegang nog zo geweldig kunnen maken, maar dat de onderzoeker uiteindelijk bij een archiefstuk uitkomt. En dat archiefstuk zal dan ook niet makkelijk te doorgronden zijn waarschijnlijk. Denk aan al die genealogen die dankzij de online toegangen ineens uitkomen bij charters waar hun familienaam in voorkomt, maar die ze vervolgens niet kunnen lezen. Daar moeten we onderzoekers ook op voorbereiden vind ik. Dus ben ik het met Carla en Joost eens: de intermediair blijft nodig, of dat nou in de studieaal is of online.

Lineke

[vries007]

Bij www.Groningerarchiefnet.nl zijn we druk bezig geweest om de klassieke inventarissen om te zetten naar EAD-formaat, waardoor de boel beter doorzoekbaar moet worden. Hopelijk staat het resultaat ergens na de zomervakantie online, op dit moment is de site nog niet in EAD ingericht.
Nieuwe inventarissen worden in een standaard excel-formaat aangeleverd, wat weer gemakkelijk naar EAD is om te zetten.

Beste Carla, Bart en Joost,

Inderdaad, het digitale alternatief voor de klassieke inventaris moet nog gevormd worden. Laatst was ik op een gebruikersdag van een bekend inventarisatieprogramma en daar begon iemand over het feit dat de ontwikkelaar van het programma de bijlagen niet achter de inleiding had geplaatst. En dat moest volgens de klassieke inventaris wel. Of andersom, dat kan ook, want mijn kennis van de klassieke inventaris is eerlijk gezegd een beetje weggezakt. Die collega realiseerde zich blijkbaar niet dat de bezoeker straks via google ergens middenin die bijlage uitkomt en dat het hem of haar niets uitmaakt of de inleiding daar al dan niet bij in de buurt staat. Als maar duidelijk is waar hij of zij verder kan zoeken.

Ik denk overigens dat het publiek zelf een grote stem gaat krijgen in hoe de toegang van een collectie er straks uit ziet: via social tagging en al dat soort ontwikkelingen.

Mijn punt was echter dat we de toegang nog zo geweldig kunnen maken, maar dat de onderzoeker uiteindelijk bij een archiefstuk uitkomt. En dat archiefstuk zal dan ook niet makkelijk te doorgronden zijn waarschijnlijk. Denk aan al die genealogen die dankzij de online toegangen ineens uitkomen bij charters waar hun familienaam in voorkomt, maar die ze vervolgens niet kunnen lezen. Daar moeten we onderzoekers ook op voorbereiden vind ik. Dus ben ik het met Carla en Joost eens: de intermediair blijft nodig, of dat nou in de studieaal is of online.

Lineke

[jsalverda]

De komende twee weken ben ik met vakantie en zal ik niet in staat zijn om op uw berichten op dit forum te reageren. Vanaf 21 juli ben ik weer online.

Vriendelijke groet,

Joost Salverda

[eric hennekam]

In aansluiting op bovenstaande discussie.  Er staan ook reacties op Archief 2.0
Zo kan men zich een compleet beeld vormen van de meningen en visies