Uit je vraagstelling maak ik op dat je niet werkt bij een organisatie die valt onder de Archiefwet en daarmee te maken hebt met geldende selectielijsten. Daarbuiten zijn er geen wettelijk vastgestelde bewaartermijnen (minimaal of maximaal) voor zoiets specifieks als verslagen van functioneringsgesprekken.
Wel heb je te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), die geldt voor alle soorten persoonlijke gegevens. Daarin wordt gesteld dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is. Dat bepaalt dus de minimumtermijn.
En de Wbp is waarschijnlijk ook de bron van de genoemde termijn van twee jaar.
De Wbp geeft aan dat het gebruik van persoonsgegevens, ook personeelsgegevens, gemeld moet worden bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP), tenzij hiervoor een vrijstelling geldt.
Het Vrijstellingsbesluit Wbp geeft een indicatie wat redelijke bewaartermijnen zijn voor bepaalde (personeels)gegevens. Korter bewaren mag altijd. Afwijkend in de zin van langer bewaren mag, maar dan moet je de registratie dus melden bij het College bescherming persoonsgegevens. Meldingen van gegevensverwerkingen zorgen voor openheid en daarmee controleerbaarheid voor de personen van of over wie gegevens worden gebruikt en bewaard.
Het Vrijstellingsbesluit Wbp noemt een aantal verwerkingen van persoonsgegevens die vrijgesteld zijn van de in de Wbp genoemde meldingsplicht en geeft nadere richtlijnen ter zake. Vrijstellingen hebben betrekking op verwerkingen die veel voorkomen, die standaard zijn, die met waarborgen omkleed zijn en waarvan algemeen bekend is dat zij plaatsvinden.
Een personeelsadministratie of personeelsdossier is zo'n veel voorkomende standaard administratie.
Voor personeelsgegevens die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen geeft het Vrijstellingsbesluit Wbp een bewaartermijn van maximaal 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Als voorbeelden daarvan worden genoemd: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Er wordt geen minimumtermijn genoemd, maar dat is in feite de duur dat de functioneringsverslagen noodzakelijk zijn in het kader van goed personeelsbeheer.
Personeelsgegevens moeten (aldus volgens dit vrijstellingsbesluit) uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van het personeelslid zijn beëindigd, worden verwijderd. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht (bijv. fiscale wetgeving of een geldende Selectielijst ingevolge de Archiefwet) of bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict.
Langer bewaren om andere redenen is toegestaan, maar dan moet je de registratie dus melden.
En de praktijk?
Personeelsadministraties worden, als het goed is, als registratie aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens, vooral als men deze verdergaand geautomatiseerd heeft. Intern worden personeelsleden via bijv. een Privacyreglement of bij indiensttreding geïnformeerd over welke gegevens over hen worden vastgelegd.
Personeelsdossiers worden meestal integraal bewaard, tenminste zolang een persoon in dienst is. Daarna wordt het hele personeelsdossier nog 7 jaar bewaard in verband met financiële en administratieve bewaarregels. Er wordt meestal niet tussentijds geschoond.
Soms worden verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken bewaard in een aparte serie, bijvoorbeeld bij de leidinggevende. Meestal is de bewaartermijn dan willekeurig en afhankelijk van de persoon die de verslagen bewaart.
Voor meer informatie: website College Bescherming Persoonsgegevens (
www.cbpweb.nl)
Wilma Koolen
Archiefburo Voorzee
Auteur
